Pirkimai, pardavimai, automatizuoti užsakymai

Sandėlių kiekis neribojamas.

Visos kasdieninės operacijos vienoje vietoje

Prekybos modulis – vienas iš didžiausių Optimum modulių. Jis apima visą pagrindinę įmonės veiklą ir operacijas (pirkimai, pardavimai, grąžinimai). Neatsiejama pirkimų ir pardavimų dalis – automatizuoti užsakymai, kurių pagalba lengvai valdomi tiekėjų ir pirkėjų užsakymai, formuojami pirkimo ir pardavimo dokumentai. Šiame modulyje taip pat rasime skolų bei pradelstų terminų, detalias pardavimų bei pardavimų dinamikos ir pelningumo ataskaitas.

Prekybos modulio funkcijos:

  • Duomenys apie tiekėjus/pirkėjus:
  • įmonės,
  • pramonės šakos,
  • tiekėjų ir pirkėjų grupės,
  • pristatymo sąlygos,
  • Transporto rūšys,
  • Kontaktiniai asmenys;
  • Duomenys apie prekes:
  • Prekės,
  • Prekių grupės,
  • Mato vientetai,
  • Pakuotės rūšys,
  • Muito tarifai;
  • Sandėliai, sandėlio pajamų, išlaidų tipai;
  • Pardavimo sąlygos;
  • Pirkimo/pardavimo užsakymai;
  • Pirkimo/pardavimo operacijos;
  • Grąžinimai;
  • Valiutų kursų pasikeitimo įtakos prekybos skoloms apskaičiavimas;
  • Įmonių įsiskolinimo operacijos;
  • Sandėlio operacijos. Pajamų, išlaidų, perkėlimo orderiai;
  • Inventorizacija;
  • POS taškas. Kasos operacijos;
  • Gamybos žaliavų nurašymas;
  • Intrastato ataskaitos;
  • Priminimai apie pradelstas skolas;
  • Papildomų išlaidų įtraukimas į savikaina;
  • Gautų PVM sąskaitų faktūrų registras.

Duomenys

Visa prekybai reikalinga informacija suvedama duomenų skiltyje. Tai; informacija apie prekes, jų grupes, atsargų normas, logistikos informacija ir informacija reikalinga pakuočių apskaitai; sandėliai ir jų tipai; visa informacija apie pirkėjus ir tiekėjus, jų kontaktinius asmenis, mokėjimo ir pristatymo sąlygas, nuolaidas ir kainodara.

Įmonės

Šioje lentelėje aprašomi tiekėjai ir pirkėjai, su jais susijusi informacija bei nustatymai, kurie vėliau bus naudojami programoje. Galimybė klientus priskirti iš anksto suformuotoms tiekėjų ir pirkėjų grupėms, bei pramonės šakoms. Tai naudinga vėlesnei analizei pagal šiuos pjūvius.

  • Rekvizitai. Įmonių kortelėse aprašomi visi rekvizitai: adresas, įmonės ir PVM mokėtojo kodai, banko sąskaitos, bankai ir kita susijusi informacija.
  • Kontaktiniai asmenys. Klientų kortelėse galima įrašyti kontaktinius asmenis, su kuriais bendraujame, ir savo įmonės darbuotojus, kurie bendrauja su konkrečiu klientu. Taip patogiai rasime reikiamus kliento kontaktus.
  • Atidėjimų ir skolų kontrolė. Aprašant įmones, tiek pirkėjų, tiek tiekėjų kortelėje, yra galimybė nurodyti mokėjimo atidėjimo terminą, debeto ar kredito toleruotinas ribas. Vėliau formuojant dokumentą, programa automatiškai užpildys “Apmokėti iki” terminą, bei perspės apie viršytą debeto ar kredito sumą.
  • Pardavimo sąlygos ir kainodara. Kiekvienam klientui individualiai galime aprašyti pirkimo ar pardavimo sąlygas bei suderintą kainodarą, t.y. nuolaidas ar antkainius prekėms ir prekių grupėms. Tai patogu rašant sąskaitas – programa, pritaikydama nustatymuose nurodytas reikšmes, automatiškai pasiūlo sutartą pirkimo ar pardavimo kainą. Jums nereikės kiekvieną kartą rašant sąskaitą atsiminti ar skaičiuoti pirkimo/pardavimo kainų. Programos pagalba išvengsite klaidų, nepažeisite susitarimų su klientais.

Prekės

Prekių skiltyje, kaip ir įmonių skiltyje, aprašoma visa informacija susijusi su prekėmis, jų savybėmis bei nustatomi individualūs prekių parametrai.

  • Bendri duomenys apie prekę. Tai standartinė informacija apie prekę: prekės kodas, pavadinimas, brūkšninis kodas, PVM tarifas, pardavimo kaina arba pardavimo kaina su PVM (mažmeninei prekybai). Šios kainos vėliau bus automatiškai siūloma formuojant dokumentus.
  • Hierarchinės prekių grupės. Prekės kortelėje, prekes galime priskirti konkrečiom prekių grupėms. Jų klasifikatorių apsirašome prie duomenų esančioje lentelėje “Prekių grupės”. Tai patogu, taikant kainodarą ne vienai prekei, o visai prekių grupei, analizuojant pardavimus ir pelningumus pagal grupes, filtruojant duomenis ir pan. Grupės gali turėti hierarchinę struktūrą, arab dar kitaip vadinamą “Prekių medį”, patogesniam darbui.
  • Logistika. Prie prekės taip pat yra galimybė apsirašyti logistinę informaciją, t.y. tiekėją iš kurio perkama prekė, vieneto pirkimo kainas ir nuolaidas iš to tiekėjo, pristatymo terminus, bei fizinę informaciją kiekį įpakavime, tūrį, svorį. Muito tarifų informacija, bei kilmės šalis.
  • Pakuotės apskaita. Įmonės importuojančios/eksportuojančios prekes gali pasinaudoti ir apskaityti pirminę, antrinę ir tretinę pakuotes. Ši informacija taip pat nurodoma prekės kortelėje, o vėliau suformuojama ataskaita už periodą, kiek buvo įvežta ar išvežta pakuočių, apskaičiuojamas taršos mokestis.
  • Atsargų normos. Automatizuojant užsakymus ir valdant sandėlio likučius, reikalinga informacija apie prekės normas sandėlyje, kiek minimaliai prekių turi būti konkrečiame sandėlyje darant užsakymus.
  • Komplektavimas. Optimum programoje yra galimybė prekes parduoti ne tik po vieną, bet ir sudaryti komplektus, t.y. sukurti prekės kortelę, kurios sudedamosios dalys yra kitos prekės.

Sandėliai

Šioje skiltyje įrašomi įmonėje naudojami sandėliai. Taip pat sandėlio išlaidų tipai, vėliau naudojami sandėlio operacijose. Sandėlių kiekis neribojamas.

Automatizuoti pirkimo ir pardavimo užsakymai

Vienas iš sistemos privalumų – automatizuoti pirkimo ir pardavimo užsakymai. Dirbant su tiekėjais, užsakymus galime formuoti rankiniu būdu arba automatiškai, remiantis aprašytomis atsargų normomis. Užsakytoms prekėms atvykus, pajamavimo dokumente mums tereikia nurodyti užsakymo numerį ir prekės automatiškai užsipildo pirkimo dokumente. Automatinis pirkimo dokumento formavimas, taupo laiką ir mažinama klaidų tikimybę. Lygiai tokiu pačiu principu formuojami klientų užsakymai bei automatiniai pardavimo dokumentai. Sistema suteikia galimybę sekti užsakymo statusą ir vykdymą, užsakymų istoriją.

Pirkimo ir pardavimo operacijos

Pirkimo ir pardavimo operacijos skirtos gaunamų ir išeinančių dokumentų formavimui. Jei sistemoje pilnai apsirašytos klientų ir prekių korteles, PVM sąskaitos-faktūros formavimas tampa dar patogesnis. Pasirinkus klientą, dokumente automatiškai užpildomi mokėjimo atidėjimo terminai, nuolaidos, pardavimo kainos konkrečiam klientui, pelningumo parametrai ir pan.

Sandėlio operacijos

Prekės, patenkančios į sandėlį ne per pirkimo operacijas, forminamos sandėlio pajamų orderiais. Išeinančios – sandėlio išlaidų orderiais. Jeigu daromas perkėlimas tarp sandėlių – sandėlio perkėlimo orderiais. Tokias operacijas galime atlikti rankiniu būdu arba jos sukuriamos automatiškai, atliekant operacijas kituose moduliuose bei funkcijose.

Mažmeninio pardavimo įrašymas. Integracijos su pardavimo taškais (POS)

Mažmeninio pardavimo įrašymo funkcija programoje realizuota dviem būdais. Jeigu turite atskirą kasos aparatą, nesujungtą su programine įranga, tuomet mažmeninio pardavimo įrašymą galite atlikti tik įrašant kasos čekio numerį. Taip pat galima kasos aparatą, sujungtą su kompiuteriu, ar fiskalinį bloką integruoti į programą, tuomet įrašai atliekami kasos aparate automatiškai susikurs operacijų “Sąskaitos – faktūros” skiltyje ir jų nebereikės suvesti ranka. Optimum programinė įranga turi atskirą pardavimo langą ir integracijas su populiariausiais Lietuvoje fiskalinių blokų gamintojais, todėl Jums nereikės pirkti atskiros “Kasos” programinės įrangos, užtenks turėti tik spausdintuvą su integruotu fiskaliniu bloku jame.

Pirkimo ir pardavimo sąskaitų apmokėjimas, užskaitos

Norint apmokėti pirkimo sąskaitą faktūrą, užtenka atsistoti ant sąskaitos ir pasirinkti norimą apmokėjimo būdą: kasos išlaidų orderio įrašymas, mokėjimo pavedimo įrašymas, skolos užskaitos įrašymas ar atskaitingo asmens apmokėjimo įrašymas. Vieno veiksmo pagalba bus apmokėta sąskaita bei suformuotas atitinkamas dokumentas mokėjimo pavedimuose arba kasoje. Pardavimo dokumentuose analogišku veiksmu galite atlikti kasos pajamų orderio įrašymą, atskaitingo asmens apmokėjimą ar kasos aparato čekio įrašymo veiksmą. Dirbant su skolų užskaitom, galite matyti visas kliento neapmokėtas sąskaitas arba mokėtinas sąskaitas tiekėjui. Vienos operacijos pagalba galite padaryti užskaitas arba dalinius sudengimus. Visus tarpinius veiksmus ir įrašus į didžiąją knygą programa atliks automatiškai.

Dokumentai ir ataskaitos

Prekybos modulyje gausu apyvartos, pelno, skolų, prekių likučių ir kitų įmonės veiklos analizei, valdymui ir apskaitai naudingų ataskaitų. Be šių ataskaitų, taip pat yra eksporto failai, reikalingi pateikti VMI, intrastato duomenis į specializuotas programas. Galimybė išeinančiuose dokumentuose įdėti įmonės logotipą.

Optimum Prekybos modulio pagrindiniai privalumai:

  • Pirkimo ir pardavimo užsakymų valdymas ir kontrolė
  • Automatizuotas sąskaitų formavimas iš užsakymų.
  • Patogus sandėlio valdymas
  • Apmokėjimų ir užskaitų valdymas vienu paspaudimu
  • Visa informacija reikalinga prekybai vienoje vietoje.
  • Nereikalingas papildomas POS taškas (kasos aparatas), mažmeninei prekybai
  • Pelningumo dimensijos įvairiais pjūviais
  • Analizės galimybės pagal prekes, likučius, skolas, apyvartą ar pelną.
  • Originalių dokumentų, nuotraukų ir kitų priedų talpinimas
  • Ataskaitų suderinamumas su visomis MS Word, MS Excel versijomis.