Autoservisas

Autoserviso darbo organizavimas ir valdymas

Autoserviso modulis skirtas planuoti autoserviso veiklą, efektyviai išnaudoti darbuotojų resursus ir nenukrypti nuo procesų pradedant automobilio priėmimu ir baigiant jo atidavimu klientui. Šis modulis apima darbininkų darbo planavimą, remonto terminų sekimą, detalių užsakymą, sąmatos sudarymą ir galutinių dokumentų paruošimą. Kiekviename iš šių etapų yra sukurtos priemonės, palengvinančios autoservisų priėmėjų, tiekėjų, meistrų, darbininkų ir buhalterių darbą. Autoserviso modulis integruotas su procesų valdymo moduliu, todėl galite apsirašyti užduotis taip kaip jūs įpratę dirbti, o programa padės stebėti jų atlikimą suformuos reikalingus dokumentus ir operacijas ir neleis nukrypti nuo darbinio proceso.

Autoserviso modulio funkcijos:

  • Autoserviso operacijos ir operacijų tipai
  • Detalės
  • Subranga
  • Priėmimo ir pristatymo tipai
  • Pakaitiniai automobiliai
  • Garantijų tipai
  • Automobilių markių ir modelių duomenų bazė
  • Remontuojamo automobilio kortelės duomenų konfigūravimas
  • Kebulų, variklių, transmisijų tipai
  • Spalvų ir dažų tipai
  • Darbų ir užduočių, darbo proceso nustatymas.
  • Integracijos su Eurotax ir Autodatex skaičiuoklėmis
  • Paskyros
  • Paskyrų vykdymas ir paskyrų žymėjimas
  • Detalių/subrangos prikimo eiga ir valdymas
  • Remonto eigos stebėjimas
  • Galimybė įkelti nuotraukas ir papildomus dokumentus.
  • Detalių likučių kitimo analizė
  • Subrangos kitimo analizė
  • Paskyrų suvestinė pagal darbuotojus, brigadas, oepracijas
  • Darbuotojų ir automobilių užimtumo planavimas ir monitoringas
  • Planuotų ir faltinių operacijų nukrypimo statistika
  • Vykdomų darbų žurnalas
  • Buhalterinių dokumentų suformavimas ir integracija su apskaitos moduliais.
  • Autoservisas

Remontuojamo automobilio priėmimas/apžiūra

Priemant į remontą automobilį, užvedama remonto kortelė, kur syrašomi visi duomenys apie automobilį (valstybinis Nr., markė, modelis, pagaminimo metai, rida ir t.t.). Šių duomenų kiekis gali būti koreguojamas priklausomai, kokius duomenis norite saugoti apie automobilį. Vartotojas gali susikonfigūuoti šiuos duomenis. Pvz norint saugoti variklio tipą, kuro tipą, variklio galią, spalvos kodus ir daugelš kitų parametrų. Po automobilio apžiūros užpildomas reikalingų atlikti darbų sarąšas, bei remontuojamų/keičiamų detalių sąrašas. Į programą gali būti patalpintos defektuotų detalių ar automobilio nuotraukos. Taip pat įtrauktos papildomos paslaugos jeigu reikia automobilį paimti, arba suteikti pakaitinį automobilį. Po priėmimo galite atsispausdinti automobilio priėmimo/perdavimo aktus ir sutartis.

Sąmatos sudarymas klientui arba draudimo bendrovei

Suteikiant autoserviso paslaugas, pasitaiko atvejų, kai dalį sumos apmoka klientas, o dalį – draudimo bendrovė. Programoje numatyta galimybė bet kurią sąmatos eilutei priskirti mokėtoją. Tokiu atveju bus paruošiamos dvi sąmatos – viena klientui, kita draudimo bendrovei, o vėliau tokiu būdu išrašomos ir sąskaitos faktūros. Sąmatą galime sudaryti rankiniu būdu, arba naudojantis Autodatex ar Eurotax skaičiuoklėmis. Padaryta integracija su autoserviso moduliu ledžia duomenis iš skaičiuoklių tiesiai importuoti į Optimum programą ir nebereikės šių duomenų suvedinėti papildomai.

Detalių tiekimas

Kiekviena remontui reikalinga detalė programoje gali pereiti šias būsenas:

  • Detalė įtraukta į remontui reikalingų detalių sąrašą, bet pas tiekėjus dar neužklausta jos pirkimo kaina ir terminas
  • Detalės kaina ir terminas užklaustas, bet dar negautas atsakymas
  • Atsakymas apie kainą ir terminus gautas, bet dar nenustatyta pardavimo kaina
  • Detalės kaina nustatyta, bet dar negautas kliento atsakymas, kad kaina tinkama
  • Gautas kliento patvirtinimas, kad kaina tinkama, bet detalė dar neužsakyta pas tiekėjus
  • Detalė užsakyta pas tiekėjus, bet dar negauta
  • Detalė gauta.

Detalių tiekimo planavimui ir valdymui yra sukurtas atskiras langas su visomis priemonėmis, reikalingomis šiam darbui atlikti:

Aiškiai ir paprastai pateikiamos detalių būsenos ir tolimesni veiksmai, kurie turi būti atlikti su kiekviena detale
Automatizuotas dokumentų ruošimas – detalių užklausimai, užsakymai, sąskaitos faktūros
Galimas supaprastintas detalių apdorojimas. Tokais atvejais detalė įtraukta į remontui reikalingų detalių sąrašą yra užpajamuojama praleidžiant visas tarpines būsenas

Darbininkų darbo laiko ir atliekamų darbų planavimas

Darbininkų planavimo ir valdymo lange pateikiama visa reikalinga informacija, apie darbininkų ir automobilių paskirstymą. Vienoje vietoje matoma aktuali planavimui informacija:

  • Kurios remonto operacijos dar nepaskirstytos darbininkams
  • Kurios operacijos jau priskirtos, bet dar neatliktos
  • Atliktos operacijos

Tame pačiame lange grafiškai vazduojamas darbininkų užimtumas ir laisvas nepaskirstytas laikas. Planavimą ir užimtumo peržiūrėjimą galime matyti keliom dienom į priekį. Darbo planavimui programoje numatyti net keli planavimo scenarijai ir įrankiai jiems atlikti:

  • Individualus planavimas, kai darbui atlikti paskiriamas vienas darbininkas
  • Brigadinis planavimas, kai darbui atlikti paskiriama brigada iš kelių darbininkų
  • Pasirinktinis planavimas, kai darbui atlikti paskiriami konkretūs darbininkai
  • Planavimas pirmyn, kai žinomas galimas darbo atlikimo pradžios laikas
  • Planavimas atgal, kai žinomas pageidaujamas darbo atlikimo pabaigos terminas.
  • Planavimo metu, gali būti įvertinamas arba ignoruojamas darbininko užimtumas kitais darbais, pertraukos ir pan.

Svarbu pažymėti, kad skirtingi darbai reikalauja skirtingos kvalifikacijos darbuotojų. Programoje prie kiekvieno darbuotojo yra galimybė apsirašyti darbus ar funkcijas, kurias jis moka daryti ir turi tam tinkamą kvalifikaciją. Prie remonto operacijos taip pat galime apsirašyti kokios kvalifikacijos darbininkai reikalingi tai operacijai atlikti. Aprašius šias sąlygas, programa planuodama ir skirstydama darbus atsižvelgs kokią operaciją gali atlikti vienas ar kitas darbininkas.

Numatytų remonto terminų kontrolė

Automobilio remonto/aptarnavimo procese dažnai dalyvauja keletas autoserviso padalinių ir darbuotojų. Tam, kad būtų užtikrintas darbo efektyvumas ir klientas paslaugas gautų kokybiškas ir laiku, būtinas visų dalyvių veiksmų koordinavimas ir informacija, kurioje stadijoje yra automobilio remontas/aptarnavimas.
Tam tikslui programoje sukurtos priemonės, leidžia stebėti visų remontui reikalingų darbų eigą. Naudojantis šiomis priemonėmis galime laiku numatyti galimą termino uždelsimą (jeigu darbai nespėjami atlikti, ar negautos reikalingos detalės) ir informuoti klientą arba priimti kitus sprendimus, kurie padėtų proceso efektyvumui.

Sąskaitos išrašymas klientui arba draudimo bendrovei

Remonto metu programa su kiekvienu žingsniu kaupia informaciją, kuri reikalinga apskaitos dokumentų įforminimui ir pelningumui įvertinti. Todėl pabaigus remontą sąskaitos faktūros išrašymui, tereikės keletos sekundžių. Kaip ir sudarant sąmatas, taip ir formuojant sąskaitą-faktūrą – vienam remontui galimos dvi išskaidytos sąskaitos pagal darbus. Viena klientui – už jo apmokamus darbus ir detales, kita draudimo bendrovei už jos apmokamus darbus ir detales.

Optimum Autoserviso modulio pagindiniai privalumai

  • Integracija su Procesų moduliu. Individualaus darbo proceso suformavimas
  • Remontuotų automobilių istorija. Nebereikia pakartotinai pildyti duomenų remontuojant antrą kartą.
  • Darbininkų darbo laiko planavimas ir stebėjimas
  • Remonto eigos stebėjimas kiekviename žingsnyje
  • Remonto sąmatos sudarymas. Integracijos su Autodatex ir Eurotax skaičiuoklėmis
  • Garantinių ir draudiminių įvykių remontas. Darbas su draudimo bendrovėmis
  • Subrangos įtraukimas į remonto procesą
  • Detalių tiekimo planavimas, valdymas ir stebėjimas
  • Automatizuotas dokumentų sukūrimas detalių pirkimo proce (užklausimai, užsakymai, sąskaitos)
  • Remonto terminų kontrolė. Planuoto ir faktinio laiko nuokrypiai
  • Papildomų paslaugų įtraukimas į sąmatą (pakaitiniai automobiliai, automobilio paėmimas, pristatymas)
  • Nuotraukų, schemų ir kitų dokumentų kaip priedų įkėlimas
  • Apskaitos dokumentų suformavimas po remonto
  • Analizės ataskaitos ir suvestinės
  • Ataskaitų suderinamumas su visomis MS Word, MS Excel versijomis.